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Googleドライブの設定と操作

はじめに

GoogleドライブはWebブラウザ上で動作するオフィススイートで、ワープロ、表計算、スライド、アンケートフォームなどを作成できます。又、作成した文書等を共有することもできます。
※ドライブ上で利用可能なファイルの保存容量は無制限です。

※初期パスワード(利用者ID配布時のパスワード)のままでは利用できません。初めにパスワード変更を行ってください。

大分大学が提供するGoogleドライブ情報

Google社が提供するGoogleドライブ情報

Googleドライブの設定

本学では、以下の設定でGoogleドライブをご利用になれます。

学内/学外とのドキュメントやスプレッドシートの共有について

  • 初期設定:共有しない
  • ユーザ操作:指定したGoogleアカウント保持者との共有または学内全体での共有が可能(学外全体やインターネットへの一般公開はできません。)
    (*)大分大学の利用者と共有する場合、メールアドレスではなく「ユーザID@gs.oita-u.ac.jp」の形式で入力します。「oita-u.ac.jp」ではありませんのでご注意ください。
    (*)大分大学全体で共有した場合,gs.oita-u.ac.jpドメインのアカウントで認証した利用者が対象となります。

PC/Macへのドライブアプリケーションのインストールについて

  • Webブラウザ上でのみ利用できます。(WindowsやMacにインストールするGoogleドライブアプリは利用できません。)

卒業・退職後の利用について

  • 卒業や退職により本学の統合認証アカウントが利用できなくなると、同アカウントのGoogleドライブも利用できなくなります。必要に応じて、アカウントの有効期間中にドライブの書き出し操作を各自で行ってください。詳細はコチラ
    ※利用者IDは4月以降に順次削除されます。必要なデータは早目に処理を行ってください。

Googleドライブの操作

Googleドライブにアクセスする方法

  1. Googleドライブにアクセスし、ログインします。メール等に使用しているIDとパスワードを入力します。
    google_login.png

ファイルをアップロードする方法

(*)Googleカレンダー/ドライブに入力またはアップロードした情報は学外サーバーで管理されるため、機密情報については同サービスを利用しないでください。

  1. ファイルをGoogleドライブ上に、ドラッグ&ドロップします。
    google_drive1.png
  2. 「新規」>「ファイルのアップロード」をクリックしても同様にファイルのアップロードができます。
    google_drive2.png
  3. マイドライブにアップロードされたファイルが表示されます。
    google_drive3.png

ファイルを編集する方法

  1. ファイルを選択し、ダブルクリックします。
  2. Googleドキュメントとしてファイルが開かれます。
    google_drive4.png
  3. ファイルを右クリック >「アプリで開く」>「Googleドキュメント」をクリックしても同様にファイルを開くことができます。
    google_drive5.png
  4. ファイルの編集が可能となります。
    ※ファイルの内容は自動的に保存されます。
    google_drive6.png

Googleドキュメント形式のファイルを新規作成する方法

(*)Google スプレッドシートとGoogle スライドについても、同様の方法でファイルを新規作成できます。

  1. 「新規」>「Googleドキュメント」>「空白のドキュメント」をクリックします。
    google_drive7.png
  2. 新規にファイルが開かれます。
    google_drive8.png
  3. Googleドライブ上にファイルが自動作成されます。
    google_drive9.png
    (*)文字を入力しないとGoogleドライブ上にファイルが作成されません。

ファイルの名前を変更する方法

  1. ファイルを右クリック >「名前を変更」をクリックします。
    google_drive10.png
  2. 名前を入力し、「OK」ボタンをクリックします。
    google_drive11.png

ファイルを特定のユーザと共有する方法

  1. ファイルを右クリック >「共有」をクリックします。
    google_drive12.png
  2. 右上の「共有アイコン」をクリックしても同様に共有することができます。
    google_drive13.png
  3. 「ユーザーやグループを追加」にファイルを共有するユーザを入力します。
    (*)大分大学の利用者と共有する場合、メールアドレスではなく「ユーザID@gs.oita-u.ac.jp」の形式で入力します。「oita-u.ac.jp」ではありませんので、ご注意ください。
    google_drive14.png
  4. 「通知」・・・未チェックにします。
    「権限リスト」・・・権限一覧から共有者に付与する権限を選択します。(デフォルトは編集者)
    通知有無、および権限の設定後、「共有」ボタンをクリックします。
    google_drive15.png
  5. 共有したユーザが追加表示されます。
    google_drive16.png

ファイルの共有を解除する方法

  1. ファイルを右クリック >「共有」をクリックします。
    google_drive12.png
  2. 解除したいユーザーの「権限リスト」ボタンをクリックします。
    google_drive17.png
  3. 「削除」をクリックします。
    google_drive18.png
  4. 「保存」ボタンをクリックします。
    google_drive19.png

Googleフォームの使用方法

Googleの提供するサービスの一つであるGoogleフォームを利用することで簡単にアンケートの作成&回答の集計を行うことができます。

  1. アンケートの作成・回答集計

利用に関して

Google Workspace for Educationの利用については下記サイトをご一読の上ご利用ください。

https://support.google.com/a/answer/139019?hl=ja(広告目的でデータを収集することはない)
https://workspace.google.com/terms/education_privacy.html(特定の理由で情報を収集することがある)

学内向けの情報収集であれば学内にサーバを持つMoodleを使用することも可能です。
なお、どちらもインターネットから接続可能なシステムであり、情報漏えいが絶対にないとは言えません。個人情報や情報資産の扱いには十分注意してご利用ください。